Como montar uma mesa oficial.

Em eventos o que mais se encontra são profissionais que não possuem teoria alguma de cerimonial e protocolo. Como já começaram no mercado de trabalho praticando, esquecem de pesquisar um pouco mais sobre essas exigências de cerimonial e protocolo. Nesta área, prática é muito importante, porém a teoria nos ajuda a descobrir certos "detalhes" que se forem deixados de lado, podem acabar com a carreira de qualquer profissional. É o que acontece na hora de se montar uma mesa oficial.
Alguns "fazedores de festas", quando convocados para eventos mais protocolares, se vêem perdido, por não terem a mínima noção de precedência em mesa. O ato de montar uma mesa oficial não é, realmente, um dos mais fáceis para quem não está acostumado, contudo, um pouco de estudo e de prática ajuda muito na hora do "vamo ver". A precedência da mesa oficial é de extrema importância. Assim como ela ajuda na hora de definir quem é a maior autoridade, ela pode, também, tirar completamente a importância do cargo de alguém e acabar com o evento e a carreira do responsável.

Então, fica a dica básica para quem precisa saber um pouco mais deste grande detalhe em eventos.

A primeira coisa que você necessita saber sobre mesa oficial é se ela é par ou ímpar. E o que isso significa? A quantidade de cadeiras que ela possuirá, ou seja, quantas autoridades irão compôr a mesa.

Se a mesa for ímpar:

A mesa ímpar é a mais fácil de se montar, você só precisa saber qual a cadeira que fica no meio, isso quer dizer que se, por exemplo, a mesa for composta de 5 cadeiras, a maior autoridade sentará na do meio (número 1), a segunda maior autoridade à direita dela (número 2), a terceira á esquerda da maior autoridade (número 3) e assim sucessivamente, sempre alternando, como mostra a figura abaixo:

Se a mesa for par:

A mesa par requer um pouco mais de atenção do responsável. Se, por exemplo, a mesa for composta de 6 cadeiras, é só fazer uma linha imaginária na metade da mesa e colocar a maior autoridade do lado direito desta linha (número 1), a segunda maior autoridade do lado esquerdo da linha (número 2) e assim sucessivamente, sempre alternando, como mostra a figura abaixo:

OBS: A noção de esquerda e direita é sempre da visão de quem está sentado á mesa e não da plateia.

Se a mesa for triangular, basta escolher uma cadeira para a maior autoridade, em qualquer lugar, (já que mesas triangulares não possuem meio), e seguir as regras de mesa par ou ímpar, como mostram as figuras abaixo:

Mesa Triangular Par

Mesa Triangular Ímpar

OBS: A mesma regra funciona para mesas redondas.

DICA: Em alguns casos, autoridades que iriam compôr a mesa, chegam atrasadas. Se isso acontecer, somente acrescente uma cadeira ao lado da autoridade que estiver em uma das pontas - se for uma mesa comum - (isso, claro, se ela pedir para ficar á mesa ou se for uma autoridade muito importante, caso contrário, deixe que ela se acomode em um lugar da plateia). Não é correto desfazer toda a precedência da mesa depois que já estiver composta. O correto é não chegar atrasado.

INAUGURAÇÃO DE UMA INSTITUIÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Quando participamos de um evento - seja uma festa ou uma cerimônia regida por leis, decretos e protocolos - costumamos reparar em certas coisas que não deveriam acontecer em público. E quando já temos algum conhecimento sobre o assunto o ato adquire outra conotação. E neste evento o que, para algumas pessoas foram acontecimentos normais em qualquer evento, para o profissional seria um desastre.

Um Mestre de Cerimônia (MC) tem que estar por dentro do que acontecerá no evento. Não precisa saber de tudo, é claro, mas no mínimo precisa ter lido o briefing (o que vai acontecer na cerimônia) para que possaconduzir a cerimônia de acordo como se espera do mesmo, sem improvisos, sem erros. O que não acorreu. O MC parecia muito inseguro. Chamou por duas vezes um dos políticos que iam compor a mesa, sendo que este ainda não havia chegado. Só depois de alguns segundos - o que pareceu uma eternidade para quem estava olhando - é que alguém da organização veio avisá-lo da ausência da autoridade.

O roteiro da cerimônia é feito pelos organizadores, e estes necessitam estar focados em tudo o que está acontecendo e no que ainda pode acontecer. Foi aí que os problemas começaram a aparecer. Quando as falhas aconteciam, a organização corria para corrigi-las – ninguém se antecipava. Esperavam o MC nominar o político para, em seguida, avisá-lo que o mesmo não havia chegado.

Um detalhe aconteceu na hora dohasteamento das bandeiras. A cerimônia iniciou com as autoridades convidadas para compor a mesa oficial e, depois que estavam todos sentados, foram convidadas a levantar-se para hastearem as bandeirasem outro ponto do local da cerimônia. Ou seja: tirou-se o foco do primeiro ato e no retorno destes será que sentariam nos mesmos lugares, respeitando a precedência de cada um? Não seria muito mais prático e organizado se acontecesse primeiro o hasteamento das bandeiras, para depois serem convidados á comporem a mesa?

Outros pontos importantes do evento:

- Foram hasteadas as bandeiras do Brasil, do município, e da instituição. Não estava a do Pará, mas isso não é obrigatório. A ordem de precedência estava correta: a do Brasil ao centro, a do município ao lado direito desta e da instituição do lado esquerdo. O que deve ser ressaltado neste ato cívico é que o correto é todos os que hasteiam as bandeiras ficarem de frente para o público ou para um determinado ponto de referência e não cada qual em uma posição, o que aconteceu como comprova a foto abaixo:

Quem está hasteando a bandeira do município é o ex-prefeito, afastado judicialmente, ao invés do prefeito em exercício. Coisas da política.

Um evento só acontece com sucesso quando há uma equipe treinada e experiente trabalhando, quando todos estão focados e ligados no entorno. Este evento não teve uma equipe. A maioria das recepcionistas só estava ali para cumprir horário questionando a hora de irem embora. Os que deveriam agir como líderes, não fizeram jus ao cargo e deixaram todos os outros por conta própria.

- As cadeiras eram poucas e algumas estavam reservadas para os convidados oficiais. Só que ninguém avisou isso para os outros participantes e só depois que estavam acomodados foram convidados a se retirarem de seus lugares, um inconveniente que causa desconforto aos participantes.

Planejar, organizar e executar eventos não é para qualquer um. Fazer eventos necessita de pessoal treinado, habilitado, com experiência, pois o que está em jogo é a imagem da instituição, a imagem do cliente. É essa que sairá arranhada ou mal vista junto a comunidade em caso de falhas graves, como o que aconteceu neste evento.