Como montar uma mesa oficial.

Em eventos o que mais se encontra são profissionais que não possuem teoria alguma de cerimonial e protocolo. Como já começaram no mercado de trabalho praticando, esquecem de pesquisar um pouco mais sobre essas exigências de cerimonial e protocolo. Nesta área, prática é muito importante, porém a teoria nos ajuda a descobrir certos "detalhes" que se forem deixados de lado, podem acabar com a carreira de qualquer profissional. É o que acontece na hora de se montar uma mesa oficial.
Alguns "fazedores de festas", quando convocados para eventos mais protocolares, se vêem perdido, por não terem a mínima noção de precedência em mesa. O ato de montar uma mesa oficial não é, realmente, um dos mais fáceis para quem não está acostumado, contudo, um pouco de estudo e de prática ajuda muito na hora do "vamo ver". A precedência da mesa oficial é de extrema importância. Assim como ela ajuda na hora de definir quem é a maior autoridade, ela pode, também, tirar completamente a importância do cargo de alguém e acabar com o evento e a carreira do responsável.

Então, fica a dica básica para quem precisa saber um pouco mais deste grande detalhe em eventos.

A primeira coisa que você necessita saber sobre mesa oficial é se ela é par ou ímpar. E o que isso significa? A quantidade de cadeiras que ela possuirá, ou seja, quantas autoridades irão compôr a mesa.

Se a mesa for ímpar:

A mesa ímpar é a mais fácil de se montar, você só precisa saber qual a cadeira que fica no meio, isso quer dizer que se, por exemplo, a mesa for composta de 5 cadeiras, a maior autoridade sentará na do meio (número 1), a segunda maior autoridade à direita dela (número 2), a terceira á esquerda da maior autoridade (número 3) e assim sucessivamente, sempre alternando, como mostra a figura abaixo:

Se a mesa for par:

A mesa par requer um pouco mais de atenção do responsável. Se, por exemplo, a mesa for composta de 6 cadeiras, é só fazer uma linha imaginária na metade da mesa e colocar a maior autoridade do lado direito desta linha (número 1), a segunda maior autoridade do lado esquerdo da linha (número 2) e assim sucessivamente, sempre alternando, como mostra a figura abaixo:

OBS: A noção de esquerda e direita é sempre da visão de quem está sentado á mesa e não da plateia.

Se a mesa for triangular, basta escolher uma cadeira para a maior autoridade, em qualquer lugar, (já que mesas triangulares não possuem meio), e seguir as regras de mesa par ou ímpar, como mostram as figuras abaixo:

Mesa Triangular Par

Mesa Triangular Ímpar

OBS: A mesma regra funciona para mesas redondas.

DICA: Em alguns casos, autoridades que iriam compôr a mesa, chegam atrasadas. Se isso acontecer, somente acrescente uma cadeira ao lado da autoridade que estiver em uma das pontas - se for uma mesa comum - (isso, claro, se ela pedir para ficar á mesa ou se for uma autoridade muito importante, caso contrário, deixe que ela se acomode em um lugar da plateia). Não é correto desfazer toda a precedência da mesa depois que já estiver composta. O correto é não chegar atrasado.

INAUGURAÇÃO DE UMA INSTITUIÇÃO PÚBLICA FEDERAL

Quando participamos de um evento - seja uma festa ou uma cerimônia regida por leis, decretos e protocolos - costumamos reparar em certas coisas que não deveriam acontecer em público. E quando já temos algum conhecimento sobre o assunto o ato adquire outra conotação. E neste evento o que, para algumas pessoas foram acontecimentos normais em qualquer evento, para o profissional seria um desastre.

Um Mestre de Cerimônia (MC) tem que estar por dentro do que acontecerá no evento. Não precisa saber de tudo, é claro, mas no mínimo precisa ter lido o briefing (o que vai acontecer na cerimônia) para que possaconduzir a cerimônia de acordo como se espera do mesmo, sem improvisos, sem erros. O que não acorreu. O MC parecia muito inseguro. Chamou por duas vezes um dos políticos que iam compor a mesa, sendo que este ainda não havia chegado. Só depois de alguns segundos - o que pareceu uma eternidade para quem estava olhando - é que alguém da organização veio avisá-lo da ausência da autoridade.

O roteiro da cerimônia é feito pelos organizadores, e estes necessitam estar focados em tudo o que está acontecendo e no que ainda pode acontecer. Foi aí que os problemas começaram a aparecer. Quando as falhas aconteciam, a organização corria para corrigi-las – ninguém se antecipava. Esperavam o MC nominar o político para, em seguida, avisá-lo que o mesmo não havia chegado.

Um detalhe aconteceu na hora dohasteamento das bandeiras. A cerimônia iniciou com as autoridades convidadas para compor a mesa oficial e, depois que estavam todos sentados, foram convidadas a levantar-se para hastearem as bandeirasem outro ponto do local da cerimônia. Ou seja: tirou-se o foco do primeiro ato e no retorno destes será que sentariam nos mesmos lugares, respeitando a precedência de cada um? Não seria muito mais prático e organizado se acontecesse primeiro o hasteamento das bandeiras, para depois serem convidados á comporem a mesa?

Outros pontos importantes do evento:

- Foram hasteadas as bandeiras do Brasil, do município, e da instituição. Não estava a do Pará, mas isso não é obrigatório. A ordem de precedência estava correta: a do Brasil ao centro, a do município ao lado direito desta e da instituição do lado esquerdo. O que deve ser ressaltado neste ato cívico é que o correto é todos os que hasteiam as bandeiras ficarem de frente para o público ou para um determinado ponto de referência e não cada qual em uma posição, o que aconteceu como comprova a foto abaixo:

Quem está hasteando a bandeira do município é o ex-prefeito, afastado judicialmente, ao invés do prefeito em exercício. Coisas da política.

Um evento só acontece com sucesso quando há uma equipe treinada e experiente trabalhando, quando todos estão focados e ligados no entorno. Este evento não teve uma equipe. A maioria das recepcionistas só estava ali para cumprir horário questionando a hora de irem embora. Os que deveriam agir como líderes, não fizeram jus ao cargo e deixaram todos os outros por conta própria.

- As cadeiras eram poucas e algumas estavam reservadas para os convidados oficiais. Só que ninguém avisou isso para os outros participantes e só depois que estavam acomodados foram convidados a se retirarem de seus lugares, um inconveniente que causa desconforto aos participantes.

Planejar, organizar e executar eventos não é para qualquer um. Fazer eventos necessita de pessoal treinado, habilitado, com experiência, pois o que está em jogo é a imagem da instituição, a imagem do cliente. É essa que sairá arranhada ou mal vista junto a comunidade em caso de falhas graves, como o que aconteceu neste evento.

Última avaliação da disciplina Layout de Eventos

No dia 14.06.2011 foi a apresentação da ultima avaliação da disciplina Layout de Eventos, ministrada pelo professor e produtor de eventos Augusto Santos.
Nós tinhamos que encenar um dos quatro eventos que nos foi passado pra ensaiar, sendo que somente na hora iríamos saber qual seria o nosso. Foi uma experiência única.
Aprendi que trabalhar em equipe não é nada fácil. Se você não sabe lhe dar com as pessoas, então a situação fica muito complicada, porque pessoas são complicadas, e nesse mercado elas são tudo. Essa foi nossa maior dificuldade. Uma outra coisa que não pude deixar de perceber nisso tudo é que, nem todo mundo está, realmente, comprometido e focado como você, e esses são fatores principais para quem faz eventos. Foco e comprometimento no mercado de trabalho é o que leva as pessoas para o alto, para um bom emprego, para uma boa referência. Nesse trabalho faltou muito isso e as desculpas foram muitas, mas uma delas me chamou muita atenção: "NÃO TIVE TEMPO." Então quer dizer que na hora do mercado de trabalho, quando o cliente perguntar se você já fez o orçamento dele, você vai dizer que não teve tempo? É inadimissível essa justificativa para um profissional. Todo mundo tem tempo, só não sabe administrar.
No começo - quando o professor passou o trabalho -, todo mundo reclamou, se queixou, disse que o professor tava "doido", com raiva da turma, que não ia dar tempo, que era difícil, que tinha coisas que a gente não sabia e tudo o que se pode usar como reclamação. O engraçado é que as pessoas só veêm o lado ruim da situação, sempre olham primeiro as dificuldades. O incrível é que, muitas vezes, eu também sou assim. Mas me pergunto porque olhar as dificuldades se procurar a solução é muito melhor? Acho que é mais conveniente colocar defeitos, do que achar qualidades. Mas no fim as pessoas sempre aprendem, mesmo que seja da pior forma.
Nesse trabalho acho que a turma aprendeu. Aprendeu que quando se trabalha em equipe todo mundo se beneficia, aprendeu que não importa o tamanho da dificuldade, sempre há uma saída.
Os trabalhos eram:
- Um casamento;
- Entrega de honrarias;
- Posse do novo diretor do IFPA;
- Lançamento de pedra fundamental.
O trabalho das equipes foi ótimo, inclusive o nosso. Pegamos o casamento. Parecia o mais fácil, mas não foi. Erramos e tiramos 9. E a equipe que mais reclamou e que disse ter pego o evento mais difícil tirou 10. Mas isso foi fruto de muito estudo e pesquisa. Estavam todos interessados porque a pressão foi muita, e precisámos mesmo aprender a trabalhar sobre pressão.
No casamento erramos o lado da noiva e da companhia do noivo, que era a irmã porque o professor disse que ele não teria mãe. Na entrega de honrarias não clocaram mesa oficial - o que era necessário -  e foi tirada a precedência do governador. Na posse do diretor do IFPA, mais um erro com precedência e no lanamento de pedra não houve nenhum erro.
Fazer eventos é uma pressão total, a todo momento tudo muda, mas só quem está ligado e focado consegue perceber.
Por hoje é só.

Colação de grau da EZAMAZ. Auditório da UFPA. Três colações em uma tarde só.

(Foto: O primeiro é o Augusto Santos, meu professor, amigo e dono da empresa organizadora deste evento, a segunda sou eu e, os outros, são membros da equipe organizadora e recepcionistas.)

Não posso dizer que esse foi o melhor evento que já trabalhei, porque teve outros muito bons, mas foi o que mais gostei. Não tinha festa, não tinha músicas pra dançar, era somente a cerimonia, mas ainda assim foi maravilhoso. Sabe quando você está em um lugar que se sente bem, como se fosse feito pra você? Assim foi esse evento para mim. Descobri minha vocação, ou o começo dela.
Foi um evento cansativo, confesso, exigiu muito esforço de todos da equipe, mas foi um sucesso.
Lhe dar com as pessoas não é nada fácil e em um evento como este, é necessário muita atenção, pois qualquer erro é notado, mesmo que seja somente por uma pessoa.
Teve um momento em que eu estava passando mal, porque não tinha almoçado direito, mas mesmo assim continuei, porque o evento precisava de mim. Aprendi que para conseguir algumas coisas é necessário sacrificar outras. Não que eu estivesse sacrificando a minha saúde, mas se existem pessoas que não tem as duas pernas e correm em competições, porque eu iria desistir?
Aprendi que é necessário estar ligado em todo evento, não importa se você é recepcionista, mestre de cerimonia, responsável pelo som ou iluminação, ou se você está em cima do palco. Um bom profissional está sempre um passo a frente de todos os outros, e se todos os outros estiverem também a um passo a frente, então o evento será um sucesso. Não que esteja isento de erros porque, como diz meu professor Augusto Santos, cerimonial é meio e sempre haverá mudanças, imprevistos e erros. O que não dá é pra ficar se lamentando e pensando no erro cometido, porque ele não tem mais volta. O certo é pensar nas soluções, elas sempre aparecem quando você pensa nelas.
Um fato engraçado neste evento: na ultima colação, meu professor que era o mestre de cerimonias, ao anunciar a faculdade, disse FAMAZ ao invés de EZAMAZ. O diretor olhou para ele com aquela cara de surpresa e ele, infelizmente, só pôde corrigir o erro, pois não tinha mais volta.
Eu também cometi muitos erros, afinal não tenho experiência. Não que isso justifique, mas errei e muito. Me liguei tanto no público e nos colandos que me desliguei de outros momentos importantes. O mestre de cerimonia precisava de mim para uma função e eu nem o olhava. Precisou mandar outra pessoa me chamar para que eu o notasse. Ele, ao contrário de todos ali, mesmo em cima do palco, estava atento a tudo, e viu erros que ninguém viu, e erros meus que nem eu vi. Isso é estar ligado no evento.
Aprendi que na hora do imprevisto você precisa tomar uma decisão, mesmo que não seja a correta, o que não pode é ficar sem fazer nada. Pessoas sem atitudes se tornam péssimos profissionais e, em eventos, só atrapalham. E se for a atitude errada, você será cobrado por isso, mas aprenderá. O certo é sempre cometer erros novos.
No fim do dia eu estava "quebrada". Meus pés doendo e cheios de calo e meu corpo pedindo banho e cama. Meu professor me perguntou:
-Cansada?- E eu respondi que sim. Ele disse que ainda dava tempo de desistir dessa profissão. Mas eu respondi:
-Agora eu tenho mais certeza de que é isso que eu quero para minha vida.
Nada melhor do que aquilo que nos faz feliz e satisfeitos.

Acho que por hoje é só. Postarei outros eventos ao longo dos dias, conforme for me lembrando e aprendendo (novamente) com eles.
Críticas, sugestões, comentários e elogios serão muito bem vindos, afinal, tudo pode melhorar.